物资出入库、盘点管理办法
学校设备、物资管理系统是学校资产管理的子系统,为规范学校设备物资出入库及盘点的全过程管理,按照设备物资管理有关制度规定,实行“先验收入库、后出库领用”的规程,结合学校实际工作,特制定以下管理办法。 一、本办法中设备泛指购置的固定资产,所指物资包括外购材料、低值品、易耗品。 二、所有产权属于学校的设备、物资,不论来自何种渠道,都要按学校设备物资管理制度统一管理,除图书以外的其他所有外购或捐赠的设备、物资都要到总务处办理入库手续。 三、设备、物资到货应及时进行入库验收。设备验收工作应在设备调试安装完毕后由使用部门、采购中心、总务处及教学仪器设备管理中心等相关部门进行验收;物资验收工作由采购中心会同总务处进行验收。 验收分为两个项目: 1. 数量验收(包括生产厂商、设备型号和购置附件等)和资料验收(包括购置申报审批材料、财务票据、合格证、说明书等随机技术资料)。 2. 质量验收(包括产品外观、技术性能和技术指标等)。 四、设备、物资资料验收归档内容 1.购置申请表及其上级批文等资料(采购中心存档); 2.购置合同及其协议书等(统一交财务处存档); 3.单价在5000元及以上设备的安装验收报告(总务处存档); 4. 单价在10万元及以上设备除填写安装验收报告之外,还应回收全套设备的随机原始技术资料(同种批量可以只归一套技术资料),总务处留原件,使用部门留用复印件。 五、验收不合格的设备、物资,采购中心应在规定的时间内及时与厂商联系,以换修、退货或索赔等办法处理。 六、设备、物资验收合格后即可办理入库手续,验收不合格不得办理入库。 七、使用部门领取设备、物资办理出库手续的程序: 1.填卡:固定资产设备填写固定资产设备验收登记卡片,要求填写卡片正面的登录数据和卡片背面的随机技术资料册数、以及相应附件情况和领用人姓名。低值耐用品填写低值品设备验收登记卡片。原始卡片由总务处保存,并作为计算机录入的原始依据。 2.开具出库领取单:由物资管理人员分别按固定资产和材料物资开具出库领取单。维修用材料的领用需以旧换新。 3. 做到学校的所有物资先分类合数,再按型号、品名分类。后分到各使用部门,做到各部门的物资登记表与物相符。 八、财务报账手续 凭校领导签字后的购货发票、入库单据等资料到财务处办理报帐手续。未办理入库手续,财务处有权拒绝报帐。 九、建帐要求 1. 总务处分别按固定资产、材料物资尽快录入固定资产管理系统和材料物资管理系统。 2、各院部或资产使用部门要分别建立本部门管理使用的固定资产明细账。 十、对账要求 1. 各院部所管理使用的固定资产账面数与实物数核对一致。 2. 各院部所管理使用的固定资产汇总数应与总务处固定资产管理系统账面数核对一致。 3. 总务处固定资产管理、材料物资系统账面数应与财务账面数核对一致。 十一、记账要求 各相关部门应及时记账,每天下班前记好当天发生的业务,随时进行账、实核对,及时发现问题并解决。对部门之间传递的各类单据(入库单、出库单、交接单、采购单等)要做好签收纪录。物资管理部门每周向财务处汇总报送一次材料物资类出库单。 十二、物资管理人员对其管理的物资各负其责,如有差错,按进价赔偿。 十三、盘点要求 总务处每年对材料物资进行两次盘点,盘点时间为年中、年末,由财务人员协助进行。 总务处每年末组织一次全校范围内的固定资产盘点,各资产使用部门应在盘点前进行自查,对存在的问题及时报总务处,并配合做好学校固定资产盘点工作。 盘点工作结束后,总务处应出具盘点报告一式三份,报学校领导一份,财务一份,本部门留存一份。 (本办法制定于1999年8月,2006年8月、2012年2月修订)